仕事ができる人は返信が早い ～メールの鉄則６カ条
仕事のできる人は、メールの使い方が上手
メールのやりとりひとつだけでも、
仕事のできる人 or できない人の判断がついてしまいます。
負の烙印（こんな人は仕事ができない奴）
◆返事がいつも遅い、締め切りに間に合わない
◆反応が全くないため、読んでいるのかさえ分からない
◆メールが長文過ぎて、要点がつかめない
取引先など外部とのやり取りは、ビジネスの関係が切れてしまえば、
そこで終了です。
･･･メール対応の不手際から、取引打ち切りなんて最悪パターン。
同じ会社あるいは同じ職場内でのやりとりとなれば、信頼や評価にも直結していきます。
職場の上司・同僚・部下に対して、
メールで報告したり、業務指示を出したりすることは、
現代ビジネスにおいて必須の日常業務です。
メール作成で意識するポイント
◆相手を気遣う視覚的に読みやすいメールを書く
◆自分の意図をはっきり理解させるメールを送る
ビジネスメールの鉄則６カ条 ～シンプルな工夫と意識
仕事ができる人ほど、どんなに忙しくてもメールの返事が早いもの。
『いつかやることなら、今すぐやった方がいい！』
このように合理的な意思決定が自然とできるからです。
一方で、メールの返信を後回しにする人は、
メールを出した相手の苦労や迷惑も考えず、自分主体な傾向にあります。
（※メールだけで、仕事ができないと言い切るわけではありません。）
メールは、便利なビジネスツールです。
しかし、メールの使い方をわざわざ教えてくれる会社はほとんどありません。
そのため、人によって使い方・優先順位は異なるのです。
･･･ほぼ我流で、みな戦っています。
メールは使い方次第で、自分の仕事を効率化できますし、評価も変わってきます。
ここで、仕事に役立つメール活用の鉄則を紹介します。
１．メールは１通で１用件
一度に複数の要件を伝えようとしない。
相手がメールを読むときに、上下のスクロールが少なく済むよう簡潔に！
➡内容をすぐに理解できて反応しやすいように、１メール１用件に絞ること。
◆本文冒頭に要旨を書く
要件から切り出すことで、分かりやすいメールになります。
本文の最初で、そのメールで相手に一番伝えておきたいことを書きましょう。
２．署名を必ずつける
受け取る側にとって、重要な情報源である【署名】は、
メール上であなたの名刺の役割を果たします。
メールにあなたの基本情報を加えておくだけで、
相手がその都度調べる手間を省く効果が自然と生まれています。
【メールの機能】
・メールで定型署名を編集
・メール文の最後に署名が自動的に付くよう予め選択
必ず署名は【有】に設定し、以下の内容を登録しておきましょう！
①会社名・部署名
②自分のフルネーム
③郵便番号
④住所
⑤電話番号
⑥メールアドレス
⑦ウェブサイトのＵＲＬ
（参考）
＜メール署名テンプレート＞
――――――――――――――――――――
〇〇〇〇株式会社 ◇◇◇部 △△課
山田 太郎 主任
〒000-0000
東京都板橋区〇〇〇
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@*******.co.jp
URL：（自社サイトのURL）
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３．返信は、その日のうちに
その日のメールは、その日のうちに処理しましょう。
メールの返信に２日も３日もかかっていては、もう遅すぎます。
もしも、回答に時間がかかる内容の場合には、
相手がひとまず安心できるように、『メールを受け取ったこと』を返信し、
回答できる期日も同時に伝えておく。
４．本文がピンとくる件名を
〇良い件名（例）
・夏季休業のお知らせ（△△印刷株式会社）
・１２／１（水）発売商品パンフレット修正のお願い
✖悪い件名（例）
・お世話になります、鈴木です。
・その後いかがでしょうか。
・事務連絡／ご報告
◆帯に、【〇〇】付きタイトルを追加
➡【至急】・【依頼：〇日まで回答希望】・【報告】・【会議招集】
※タイトルに少しの違いを付けるだけで、後から検索しやすくなります。
５．『１回しか』読まない
一度読んだはずのメールをまた開いて、２度読み、３度読みした経験は誰しもあるかと思います。
メールは２度読みしない！１回で理解する！を心がけましょう。
メールチェックの基本は、１回目にきちんと内容を理解し、すぐに処理してしまうことに尽きます。
現代のビジネスマンは、【１日に２時間以上もメール処理に時間をかけている】との調査報告があります。
何度も繰り返し、同じメールを見直すことは本当に時間のムダ。
◆受信ボックスにメールをためこまない
読んだメール、対応が完了したメールはフォルダ毎に分類して管理する。
受信したメールを全部そのまま受信ボックスに置いたままにしていると、何度も意味もなくメールを読み直す作業を生んでしまいます。
メールをフォルダに移して、受信ボックスから物理的になくすべし！
【仕事の進捗状況に応じたフォルダ分け】
①未着手 （フォルダ）
②現在進行中（フォルダ）
③処理済 （フォルダ）
また、処理が完全に終わった不要メールは、じゃんじゃん削除しましょう。
➡メール処理を効率化することは、時間の節約に繋がる。
➡️密度の濃い稼働時間を確保できる分、仕事の生産性が一気に上がる。
６．並列情報は【箇条書き】に
箇条書きを活用するだけで、視覚に訴える文章になります。
また、文章がスッキリして、読み手が理解しやすくなります。
✖悪い例
弊社へのアクセスは、ＪＲの場合、上野駅より徒歩５分、自動車の場合は首都高１号線上野出口より４分です。
〇良い例
弊社へのアクセルは以下の通りです。
・電 車：ＪＲ上野駅から徒歩５分
・自動車：首都高１号線上野出口より４分
➡箇条書きを使うと、必要な情報がスッと頭に入ってきます。
➡少しの工夫で、読み手にやさしいメール文が作成できます。
